Hồ sơ đăng ký tại Việt Nam gồm:
1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (02 bản sao)
2. Mẫu nhãn hiệu cần đăng ký (02 bản – kích thước không nhỏ hơn 15x15mm và không lớn hơn 70x70mm)
3. Phí đăng ký : 2.000.000 VNĐ ( cho 01 nhóm có 06 dịch vụ / sản phẩm theo phân loại quốc tế về nhãn hiệu) – Chi phí trên đã bao gồm phí tra cứu trên Cục Sở Hữu Trí Tuệ chính xác 100 % nhãn hiệu của doanh nghiệp là không trùng lắp với nhãn hiệu đã nộp đơn tới Cục SHTT hoặc đã được cấp giấy chứng nhận tại Việt Nam.
4. Nếu trong cùng một đơn có hai nhóm trở lên thì mỗi nhóm tiếp theo bổ sung thêm 1.700.000VNĐ
– Trong thời gian 07 ngày, sẽ nhận được khai đăng ký nhãn hiệu hàng hóa của Cục SHTT ghi rõ số đơn và ngày ưu tiên.
– Trong vòng từ 02 – 03 tháng, sẽ nhận được thông báo chấp nhận đơn hợp lệ của Cục SHTT.
– Trong thời hạn 9 – 10 tháng kể từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ, Cục SHTT sẽ ra quyết định cấp GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU HÀNG HÓA.
Thời gian hiệu lực của GCN đăng ký Nhãn hiệu hàng hóa là 10 năm và có giá trị trên toàn lãnh thổ Việt Nam (được gia hạn thêm 10 năm cho mỗi lần gia hạn).
Tại nước ngoài
Đối với các nước như Mỹ, Nhật thì cách duy nhất để doanh nghiệp Việt Nam được bảo hộ nhãn hiệu hàng hoá ở các nước này là doanh nghiệp phải đăng ký bảo hộ nhãn hiệu hàng hoá tại Cơ quan sở hữu trí tuệ các nước này.
Đối với các nước EU thì doanh nghiệp Việt Nam có thể đăng ký bảo hộ nhãn hiệu của mình tại các nước này thông qua việc đăng ký bảo hộ tại EU theo thể thức CTM (The Community Trade Mark).
Đối với các nước là thành viên của thoả ước MADRID thì doanh nghiệp Việt Nam có thể nộp đơn đăng ký nhãn hiệu tại các nước này theo thoả ước MADRID.
THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU HÀNG HOÁ THEO THOẢ ƯỚC MADRID
Theo quy định thì mọi cá nhân, pháp nhân, các chủ thể khác của Việt Nam là chủ sở hữu các nhãn hiệu đã được đăng ký bảo hộ tại Việt Nam đều có quyền nộp Đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu theo Thoả ước Madrid. Đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu phải được làm bằng tiếng Pháp và phải kèm theo mẫu nhãn hiệu. Trong Đơn cần chỉ rõ các nước thành viên Thoả ước Madrid mà người nộp đơn muốn nhãn hiệu được bảo hộ. Đơn đăng ký quốc tế nhãn hiệu được nộp cho Văn phòng quốc tế thông qua Cục Sở hữu trí tuệ. Ngày Cục Sở hữu trí tuệ nhận được Đơn sẽ được coi là ngày nhận Đơn tại Văn phòng quốc tế nếu Văn phòng quốc tế nhận được Đơn trong vòng 2 tháng kể từ ngày đó. Sau khi Đơn được nộp cho Văn phòng quốc tế, mọi giao dịch giữa người nộp đơn và Văn phòng quốc tế đều phải thông qua Cục Sở hữu trí tuệ kể cả việc sửa đổi tài liệu, hạn chế danh mục sản phẩm, chuyển giao quyền đã đăng ký.
Thủ tục xét nghiệm đơn đăng ký theo Thoả ước Madrid được tiến hành độc lập tại mỗi nước thành viên, việc từ chối bảo hộ của một nước thành viên không làm ảnh hưởng đến hiệu lực bảo hộ ở các nước còn lại. Ví dụ, nếu đăng ký theo Thoả ước Madrid, nhãn hiệu hàng hoá chỉ bị từ chối ở Tây Ban Nha thì Đăng ký quốc tế vẫn có hiệu lực bảo hộ ở các nước còn lại. Nhãn hiệu đăng ký quốc tế có hiệu lực bảo hộ giống như nhãn hiệu được đăng ký trực tiếp tại từng Quốc gia thành viên. Thông thường, trong vòng 12 tháng kể từ khi đơn được nộp hợp lệ, nhãn hiệu đăng ký sẽ được chấp nhận bảo hộ ở nước chỉ định trong đơn (nếu đơn không bị từ chối bảo hộ).
CÁC NƯỚC THÀNH VIÊN THOẢ ƯỚC MADRID
Acmênia – Ai cập – Anbani – Angêri – Azecbaijan – Áo – Bồ đào nha – Balan – Bêlarut – Bỉ – Bosnia – Hezegovina – Bungari – Butan – CHDCND Triều tiên – Séc – Croitia – Cuba -Đức – Hà lan – Hungari – Iran – Italia – Kazactan – Kenya – Kyrgikistan – Látvia – Lesotho – Libêria – Liechenstein – Luxămbua – Mônđôva – Mông cổ – Môzămbic – Maccedonia – Marôc – Monaco – Nga – Pháp – Rumani – San Mariô – Serbia & Montenegro – Sierra Leon – Sip – Slovakia – Slovenia – Sudan – Swazilan – Tây ban nha – Tatjikistan – Thuỵ sĩ – Trung quốc – Ucraina – Uzebekistan – Việt Nam.
ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU HÀNG HOÁ VÀO CỘNG ĐỒNG CHÂU ÂU THEO THỂ THỨC CTM (THE COMMUNITY TRADE MARK)
Cộng đồng Châu Âu hiện tại bao gồm 25 nước thành viên: Áo, Bỉ, Bồ Đào Nha, Đan Mạch, Đức, Hà Lan, Pháp, Hy Lạp, Luxambua, Phần Lan, Ireland, Italia, Tây Ban Nha, Thuỵ Điển, Anh, Ba Lan, Hungary, Séc, Slovakia, Slovenia, Lithuania, Latvia, Estonia, Síp và Malta. Các nước này đã thiết lập một hệ thống đăng ký nhãn hiệu hàng hoá độc lập (đăng ký nhãn hiện hàng hoá theo thể thức CMT) để tạo điều kiện cho các chủ sở hữu nhãn hiệu có thể đăng ký nhãn hiệu hàng hoá của mình vào Cộng đồng Châu Âu một cách thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Một nhãn hiệu đăng ký theo thể thức CTM sẽ có hiệu lực ở tất cả các nước thành viên của Cộng đồng.
Các tài liệu cần thiết cho việc nộp đơn bao gồm: Tên, địa chỉ đầy đủ của người nộp đơn; Giấy uỷ quyền của người nộp đơn; Mẫu nhãn hiệu dự định đăng ký; Danh mục hàng hoá/dịch vụ mang nhãn hiệu.
Đơn nhãn hiệu sau khi nộp cho Cơ quan đăng ký Nhãn hiệu Cộng đồng Châu Âu (OHIM) sẽ được xét nghiệm về mặt hình thức và nội dung. Nếu nhãn hiệu đáp ứng các điều kiện đặt ra (có khả năng phân biệt, có thể sử dụng như một nhãn hiệu hàng hoá, không bị phản đối bởi bên thứ ba), Nhãn hiệu CTM có hiệu lực 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm. Khi gia hạn, chủ sở hữu chỉ phải nộp lệ phí gia hạn mà không phải nộp bằng chứng sử dụng nhãn hiệu.