Khoản 2, Điều 13, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”. Theo quy định này, công ty có thể có từ 2 NĐDTPL (người đại diện theo pháp luật) trở lên, từ đó tạo được sự linh hoạt khi một NĐDTPL không có mặt ở Việt Nam hoặc vì lí do nào đó mà không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thay mặt cho công ty.
Bên cạnh việc tạo nên sự linh động cho doanh nghiệp thì quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều hơn một NĐDTPL cũng tạo ra một số vấn đề và rủi ro pháp lý cho chính mỗi bên tham gia giao dịch.
Khoản 2, Điều 13, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp” nên khi doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL thì mỗi người sẽ có thẩm quyền giao kết giao dịch khác nhau. Điều này dẫn đến khó khăn cho một bên trong việc xác định thẩm quyền NĐDTPL của bên mà mình đang giao dịch. Trường hợp doanh nghiệp có từ 2 NĐDTPL trở lên thì việc phân chia phạm vi đại diện cho từng người thường mang tính nội bộ doanh nghiệp, một bên khi giao dịch khó có thể biết được NĐDTPL của bên kia đang thực hiện giao dịch với mình có thẩm quyền giao dịch hay không. Điều này thậm chí còn có thể dẫn đến những thiệt hại nhất định cho một trong hai bên bởi lẽ giao dịch sẽ không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với một bên khi giao dịch đó được xác lập bởi người không có quyền đại diện, chỉ trừ một số trường hợp theo quy định tại Điều 142, 143 của Bộ luật Dân sự năm 2015.
Theo quy định trên của Bộ luật Dân sự năm 2015, một bên sẽ phải chịu trách nhiệm nếu người được đai diện: (i) công nhận giao dịch; hoặc (ii) biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; hoặc (iii) có lỗi dẫn đến việc bên kia không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch với mình không có quyền đại diện. Như vậy, bên cạnh việc gây rủi ro cho một trong hai bên, quy định cho phép doanh nghiệp có nhiều hơn một NĐDTPL của Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng có thể gây rủi ro cho chính doanh nghiệp trong việc phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp đối tác khi mà NĐDTPL của doanh nghiệp tiến hành ký kết không đúng thẩm quyền, hoặc vượt quá phạm vi thẩm quyền của họ.
Từ đó đặt ra câu hỏi về trách nhiệm của các chủ thể tham gia giao dịch, cụ thể liệu một bên có phải thông báo cho bên kia biết về phạm vi thẩm quyền đại diện của NĐDTPL hoặc phải công bố điều lệ của mình, hay một bên phải có nghĩa vụ chủ động tìm hiểu điều lệ công ty của bên kia để xác định rõ thẩm quyền của người đại diện của bên mà mình đang giao dịch nhằm tránh rủi ro cho chính mình?
Để tránh những rủi ro đáng tiếc thì khi thực hiện giao dịch doanh nghiệp nên lưu ý, xem xét một cách tổng thể các quy định có liên quan đến phạm vi quyền đại diện của NĐDTPL của bên kia trong điều lệ, thông tin đăng ký doanh nghiệp qua giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và thông tin người nộp thuế để có thông tin cập nhật nhất và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Để chắc chắn hơn, một biện pháp khác cũng thường được sử dụng trên thực tiễn đó là ngay sau khi giao kết hợp đồng, một bên có thể gửi một bản hợp đồng có chứng thực đến địa chỉ trụ sở chính của bên kia bằng thư bảo đảm. Vì theo quy định tại điểm b) khoản 1 Điều 143 Bộ luật Dân sự năm 2015 nếu người đại diện thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì sẽ vẫn phát sinh quyền và nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch vượt quá nếu người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời gian hợp lý. Do vậy việc gửi hợp đồng đến trụ sở của doanh nghiệp sẽ đảm bảo việc doanh nghiệp phải biết về giao dịch này nhằm có những phản hồi trong trường hợp phát hiện người đại diện ký kết không đúng thẩm quyền. Từ đó giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp cũng như trách nhiệm pháp lý cho chính doanh nghiệp đối tác.